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Anónimo

Es el estado de una persona que no desea dar a conocer su identidad.

Ampliación

Es la actuación administrativa orientada a solicitar al peticionario/ a se sirva aclarar en cuanto a dirección, especificación concreta de la solicitud o adicionar información complementaria que permita la atención integral a su petición a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS). Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad, oportunidad de mejora, observación o hallazgo, detectado u otra situación no deseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad, oportunidad de mejora, observación o hallazgo Nota 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad, oportunidad de mejora, observación o hallazgo potencial u otra situación potencialmente no deseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para no conformidad potencial. Nota 2: La Acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

Acta de Eliminación de Documentos

Formato establecido donde se relacionan los archivos a eliminar por cada una de las dependencias de la entidad.

Acta de Entrega

Es el documento mediante el cual se hace la entrega de los Bienes Devolutivos a la Entidad.

Actores de Justicia Comunitaria (AJC)

Ciudadanos habilitados por la ley para abordar de manera pacífica los conflictos, bajo el criterio de la equidad, de forma voluntaria y gratuita. En Bogotá se cuenta con Conciliadores en Equidad, con base en el Programa de Conciliación en Equidad (Ley 23 de 1991), y Jueces de Paz y de Reconsideración (Ley 497 de 1999). Las decisiones acordadas ante estos actores tienen los mismos efectos de una sentencia judicial; es decir, prestan mérito ejecutivo y hacen tránsito a cosa juzgada.

Acto administrativo

Expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las personas. Conforme con el Art. 1 de la Resolución 423 de 2002, los actos administrativos que suscriba el Alcalde Mayor en el Gobierno Distrital según su contenido, recibirán la denominación de decretos, resoluciones, directivas o circulares.

Agenda

Se denomina el programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas, tareas o actividades para su realización en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la palabra proviene del latín agenda, que significa ‘cosas que se han de hacer’. En este sentido, puede referirse a la serie de asuntos, compromisos u obligaciones que una persona ha ordenado, dispuesto y planificado para ir tratando en un periodo de tiempo específico.

Alcance de la Auditoría

Extensión y límites de una auditoría. Refiere a las áreas, actividades, procedimientos, componentes, programas o proyectos a ser revisados en la fase de ejecución. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.

Análisis de la causa raíz

Es un ejercicio que permite identificar y analizar las causas de los problemas y determinar cómo se pueden solucionar o prevenir que ocurran.

Áreas internas

Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada por lo menos con 5 áreas funcionales básicas (dirección, administración, mercado, ventas, producción, contabilidad y finanzas), pero puede estar formada por muchas más (investigación, recursos humanos, estrategia, etc.)

Archivo Activo o de Gestión

Aquel en el que se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Este ciclo comprende procesos tales como: producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, observando los criterios establecidos por la Ley 594 de 2000.

Archivo Central

Es un conjunto de documentos organizados según las unidades administrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi –permanente.

Archivo electrónico

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo Histórico

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Arquitectura de TI

Describe la estructura y las relaciones de todos los elementos de las tecnologías de Información de una organización. Se descompone en arquitectura de información, arquitectura de sistemas de información y arquitectura de servicios tecnológicos. Incluye además las arquitecturas de referencia y los elementos estructurales de la estrategia de TI (visión de arquitectura, principios de arquitectura, lineamientos y objetivos estratégicos).

Articuladores nocturnos

Equipo de profesionales y Gestores de Convivencia que realizan su labor operativa en horas de la noche. Usualmente acompañan las acciones de Inspección, Vigilancia y Control - IVC.

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría Interna

Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Auditoría Especial

Auditoría eventual, efectuada por requerimiento de la Oficina de Control Interno o por solicitud de la alta dirección, desarrollada con las actividades propias de una auditoría: planeación, ejecución, informe, seguimiento y verificación de acciones.

Autocontrol

En el marco del sistema de control interno, se entiende por autocontrol la capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
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