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Procesos de encargo

¿Qué es un encargo?

El encargo ha sido concebido como: (i) instrumento de movilidad laboral personal de los empleados que se encuentren en servicio activo; (ii) situación administrativa; (iii) forma de provisión transitoria de un empleo y (iv) derecho preferencial de promoción o ascenso temporal de los servidores de carrera administrativa.

  • Instrumento de movilidad laboral personal de los empleados que se encuentren en servicio activo: Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose temporalmente de las propias de su cargo.
  • Como situación administrativa: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.5.1 del Decreto 648 de 2017, el ejercicio de funciones de otro empleo por encargo, se constituye en una situación administrativa. El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.
  • Como forma de provisión del empleo: el encargo es un mecanismo transitorio para suplir vacancias temporales o definitivas, no sólo de empleos de carrera sino también de libre nombramiento y remoción.
  • Como derecho preferencial de promoción o ascenso temporal de los servidores de carrera administrativa: Para los empleados con derechos de carrera, el encargo es un derecho preferencial, siempre y cuando se cumpla n los requisitos previstos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, por lo tanto, no comporta una decisión discrecional del nominador, ya que es una competencia reglada. En todo caso, el encargo en empleos de carrera administrativa prevalece sobre el nombramiento en provisionalidad, salvo que la entidad decida no proveer el empleo.

 

¿Quiénes pueden acceder a un encargo?

El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, define que el encargo es un derecho para los servidores de carrera administrativa, siempre que acrediten la totalidad de los requisitos allí definidos, como son:

a) Acreditar los requisitos exigidos para el ejercicio del empleo a proveer transitoriamente;
b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer;
c) No tener sanción disciplinaria en el último año;
d) Que su última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente o, en su defecto, satisfactoria;
e) El encargo debe recaer en el empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior al que se pretende proveer en la planta de personal de la entidad.

¿Qué normatividad regula el tema de encargos?

•    La Ley 909 de 2004, modificado por la Ley 1960 de 2019, en su artículo 24 menciona:
Artículo 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.
En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. (…)
PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.
PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.


•    Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, y el Decreto 648 de 2017 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública:
Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo (5).

Circular No. 093 del 30 de diciembre de 2016, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y Departamento Administrativo del Servicio Civil:
Se imparten directrices para la Gestión del Empleo Público en la Administración Distrital de Bogotá D. C., señalando específicamente para el tema de encargos: De tal forma que el encargo como forma de provisión de empleos públicos de carrera administrativa comporta un derecho preferencial en favor de los servidores de carrera tal como ha sido señalado por la Comisión Nacional del Servicio Civil -CNSC, que ha indicado que el privilegiar el acceso temporal al empleo de carrera a través de la figura del encargo, se promueve el mérito, en la medida que se provee el empleo con personal de carrera, que no sólo ha probado su idoneidad en el empleo para el cual concursó, sino que ostenta una evaluación del desempeño del nivel sobresaliente en éste (…).
 
Por consiguiente, señala la CNSC que si bien el nominador continúa determinando sobre qué servidor debe recaer el encargo, una vez decide proveer transitoriamente el empleo de carrera, la aplicación y concesión de la figura, no comporta, desde hace ya mucho tiempo , una decisión discrecional del nominador, que pueda ser tomada ajena a los supuestos normativos de la carrera administrativa y por lo tanto, debe ser el mecanismo transitorio de provisión de empleos públicos de aplicación obligatoria por parte de los nominadores y únicamente ante la comprobación por parte de la administración de su no aplicabilidad , serán procedentes los nombramientos provisionales.
 
Así las cosas, el encargo comporta un derecho preferencial para los servidores de carrera que se materializa cuando se decide proveer un empleo de carrera administrativa y el servidor acredita los requisitos previstos en la Ley, razón por la cual , es obligatorio para las entidades y organismos distritales dar estricto cumplimiento a las normas que rigen la carrera administrativa y tratándose de mecanismos de provisión transitoria de empleos, agotar categóricamente, el análisis sobre la procedencia del encargo a servidores de carrera en los términos del artículo 24 de la Ley 909 de 2004 . No obstante, es preciso insistir en que el encargo implica para quien lo asuma, el desempeño de las funciones propias del empleo para el cual ha sido designado y no, únicamente un medio de mejoramiento salarial, so pena de distorsionar la finalidad para la cual fue creada la figura.
•    Circular No: 20191000000117 del 29 de julio de 2019 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil y Departamento Administrativo de la Función Pública:
Por la cual se imparten lineamientos frente a la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 1960 de 27 de junio de 2019, en relación con la vigencia de la ley - procesos de selección, informe de las vacantes definitivas y encargos.
•    Criterio Unificado 13082019 de 2019 Comisión Nacional del Servicio Civil, cuyo contexto refiere:
La Sala Plena de Comisionados en sesión del 13 de agosto de 2019, aprobó el Criterio Unificado "provisión de empleos públicos mediante encargo y comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período", con el fin de ajustarlo a los lineamientos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 27 de junio de 2019, "Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto-Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones."
•    Circular Externa № 0007 de 2021 de la CNSC, en la cual informa:
La Circular Externa № 0007 de 2021 aprobada por la Sala Plena de la Comisión Nacional del Servicio Civil el 5 de agosto de 2021 y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 130 de la Constitución Política y los artículos 11 y 12 de la Ley 909 de 2004, emitió instrucciones frente al procedimiento de provisión de empleos de carrera administrativa mediante encargos y nombramientos provisionales, en atención a la decisión adoptada por el H. Consejo de Estado mediante providencia de fecha 20 de mayo de 2021, respecto del Decreto 4968 de 2007 y Circular CNSC 005 de 2012 en armonización con lo previsto en la Ley 1960 de 2019, en el sentido que previamente a la provisión, el nominador o su delegado debe reportar la vacante a través del Sistema de Apoyo para la igualdad, el Mérito y la Oportunidad - “SIMO”, por tanto, cumplida esta obligación no se requerirá solicitar autorización ante la CNSC para proveer los empleos de carrera a través de encargo o nombramiento provisional.


•    Circular 00017 de 01 de noviembre de 2023 de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia:
En cumplimiento del marco normativo que regula los asuntos relacionados con la provisión de vacantes a través de la figura de encargo, atendiendo las necesidades del servicio y salvaguardando el derecho preferencial que otorga la carrera administrativa a sus titulares, se emiten los lineamientos para gestionar la provisión de los cargos en vacancia definitiva y temporal de los empleos con vocación de carrera administrativa a través de la modalidad de encargo en la SDSCJ. La precitada Circular adopta en su integralidad la Guía G-GH-04 y deroga las Circulares precedentes.


•    Circular No. 005 del 29 de diciembre de 2023 de la Subsecretaría de Gestión Institucional: lineamientos básicos de cumplimiento en temas de gestión del talento humano:
La Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justica – SDSCJ a través de la Subsecretaría de Gestión Institucional y con el apoyo de la Dirección de Gestión Humana – DGH en ejercicio de las facultades delegadas en materia de talento humano y en desarrollo de su Programa Talento Humano en una Organización Saludable adoptado mediante Resolución 023 de 2021, con el fin de atraer y conservar el talento humano de la entidad, fortaleciendo sus competencias laborales, mejorando la calidad de vida y condiciones de trabajo, brindando ambientes laborales seguros y saludables, propendiendo por el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a la ciudadanía, expide la presente Circular; en ella compila las instrucciones generales en materia de provisión que incluye aquella relacionada con los procesos de encargo.

 

¿Debo postularme para un proceso de encargo?

No es necesario. La Dirección de Gestión Humana de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia es la encargada de analizar la totalidad de la planta de empleos e identificar aquellos servidores de carrera que cumplen con los requisitos establecidos en la Ley 909 de 2004, a partir de un estudio de verificación de los soportes de las historias laborales.

La CNSC ha sostenido que la decisión de proveer o no transitoriamente un empleo es una potestad de la Administración, que, de acuerdo a las necesidades del servicio, decide si provee o no transitoriamente un empleo mediante encargo, o a través del nombramiento provisional, cuando no exista servidor de carrera con derecho a ser encargado.

En caso de que se haga una postulación, la solicitud efectuada no otorga al servidor ningún derecho a ser encargado y, en caso de que la Administración decida proveer de manera transitoria el empleo, deberá someter se a la verificación de requisitos establecida en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004. De esta manera, el derecho preferencial a encargo en cabeza de un servidor, no dependerá ni de su postulación, ni de la voluntad del nominador, si no del cumplimiento de los requisitos contenido en la norma referida.

¿En dónde puedo consultar las vacantes que se proveerán por encargo?

La Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia ha definido diferentes mecanismos de comunicación:


En la Intranet y página Web se ha creado un vínculo denominado “PROCESOS DE ENCARGOS”, en el cual se encontrarán los estudios de verificación de requisitos de los empleos que se proveerán a través de encargo y la identificación de los servidores de carrera administrativa que cumplen requisitos para cada empleo.


A través del correo electrónico encargosgh@scj.gov.co se informará a toda la Entidad sobre los estudios de verificación de requisitos que serán publicados en la Intranet y página Web.

 

¿Cómo está regulado el proceso de reclamaciones?

Es necesario distinguir las solicitudes de revisión de las publicaciones en contraposición de las reclamaciones como tal dentro del proceso de provisión.

La publicidad de los estudios denominado abierto inicial, abierto pruebas o abierto finalizado tienen el propósito de difundir entre los servidores públicos de la SDSCJ los resultados en cada uno de las etapas del proceso.

Es por ello que, quien considere alguna afectación con los resultados del estudio pueda solicitar la revisión a través del Formato F-GH-149 “Solicitud de Revisión Estudios de Encargos” dentro de los siguientes dos (2) días hábiles, a partir de la publicación. Esto con el fin de tener en cuenta presuntas inconsistencias de la información publicada y se puedan tomas las decisiones a que haya lugar sobre asuntos que versan sobre exclusiones o inclusiones, yerros, criterios adoptados, etc.

En estos casos, la Dirección de Gestión Humana, con base en las pruebas y argumentos presentados por quien reclama, debe revisar y tomar una decisión al respecto que formalizará en el estudio correspondiente si hay lugar a ello, o de manera directa al reclamante si la respuesta es negativa, esto es que la solicitud de revisión es infundada o no presenta argumentación sobre la cual se tome una posición diferente a la publicada inicialmente.

En caso que se radique una nueva solicitud de revisión, ésta sólo podrá versar sobre hechos relacionados con la modificación efectuada.

Ahora bien, distinta materia es el derecho a encargo es el susceptible de ser exigido por vía de reclamación laboral administrativa, toda vez que siendo un derecho preferencial del empleado de carrera que cumpla con los presupuestos establecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, este derecho puede exigirse mediante reclamación laboral, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 16 de la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 760 de 2005.

De conformidad con la Circular de la Comisión Nacional del Servicio Civil 20191000000127 del 24 de septiembre de 2019, mediante la cual se imparten instrucciones sobre el trámite de reclamaciones laborales de competencia de la Comisión de Persona y de la CNSC, se indica explícitamente que el objeto de reclamación laboral no puede ser otro que el desconocimiento del derecho preferencial a encargo, entendido como presunto acto lesivo la decisión de provisión del empleo de carrera (nombramiento provisional o encargo), o acto de terminación de encargo, siempre que con estos se haya conculcado la prerrogativa reconocida en los artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004.21

En tal sentido, ningún acto administrativo de trámite (publicaciones, comunicaciones, estudio de verificación, respuestas a peticiones de encargo, etc.) que profiera la Administración antes de la expedición del presunto acto lesivo será susceptible de reclamación en primera instancia ante la Comisión de Personal, o de impugnación ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

De acuerdo con lo expuesto en la Circular antes referida y las normas de carrera administrativa, se entenderán como acto lesivo el acto administrativo de nombramiento en encargo o el nombramiento provisional.

Una vez expedido el acto administrativo se publicará en la página Web y la Intranet de la SDSCJ por el término de diez (10) días hábiles, tiempo en el cual el servidor de carrera que considere vulnerado su derecho preferencial a encargo, pueda presentar reclamación en primera instancia ante la Comisión de Personal y en su defecto en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC. Esta reclamación se tramitará en el efecto suspensivo y sólo se surtirá el encargo una vez sea resuelta la reclamación con carácter definitivo.

 

 

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