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Procesos de encargo

¿Qué es un encargo?

Es una forma de provisión de empleos públicos de carrera administrativa que se encuentran en vacancia definitiva o temporal de su titular.

¿Quiénes pueden acceder a un encargo?

Los servidores públicos que cumplan con los siguientes requisitos:

  • Ser empleado de carrera administrativa.
  • El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior en titularidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.
  • Cumplir con el perfil de competencias exigidas para ocupar el empleo vacante, incluyendo los estudios de educación y experiencia.
  • Poseer aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo a encargar.
  • No haber sido sancionado disciplinariamente durante el último año.
  • Tener nivel sobresaliente en la última evaluación del desempeño laboral

¿Qué normatividad regula el tema de encargos?

  • La Ley 909 de 2004, en su artículo 24 menciona:  Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) mesesEl encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente. (…)

Así mismo en el artículo 16, indica:

“ (…)

2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de personal cumplirán las siguientes funciones:

a) (…)

b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;

c) (…)

d) (…)

e) Conocer en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos”

  • El Decreto 1227 de 2005, en su artículo 8, refiere:

“Mientras se surte el proceso de selección convocado para la provisión de los empleos, estos podrán ser provistos mediante encargo a empleados de carrera, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004.

El término de duración del encargo no podrá ser superior a seis (6) meses…”

 

  • Concepto No.2013EE-33539 del 12 de septiembre de 2013 de la CNSC, indica:

“(…) En el evento que existan varios titulares de carrera en el empleo inmediatamente inferior, que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, se deberá otorgar el encargo a quien ostente mejor derecho. En tal evento, se podrá adelantar concurso, sólo en lo que respecta a la evaluación de las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo en situación de encargo (…)”

 

  • Circular conjunta No.001 de marzo 20 de 2014, de la CNSC, que establece en uno de sus apartes:

“(…) Por consiguiente se considera necesario impartir directrices para que los encargos que se consagren dentro del plan de estímulos se otorguen siguiendo el procedimiento señalado en las normas que lo regulan y reglamentan (Ley 909 de 2004, Decreto 1227 de 2005, Circular 05 de 2012 de la CNSC), es decir, que estos no se confieren automáticamente por el solo hecho de haber obtenido una calificación sobresaliente, sino que el servidor debe estar dentro del orden de prestación señalado en las normas; (…)”

 

  • Circular No. 003 del 11 de junio de 2014, de la CNSC, en la cual informa:

“En virtud del Auto de fecha 5 de mayo de 2014, proferido por el H. Consejo de Estado, mediante el cual se suspendió provisionalmente apartes del Decreto 4968 de 2007 y la Circular No. 005 de 2012 de la CNSC, cuyos efectos son de obligatorio cumplimiento, la Comisión Nacional del Servicio Civil informa que a partir del 12 de junio de 2014, no otorgará autorizaciones para proveer transitoriamente los empleos de carrera a través de encargo o nombramiento en provisionalidad, mientras la suspensión provisional ordenada por el Consejo de Estado continúe vigente.

En consecuencia, todas aquellas entidades destinatarias de la Ley 909 de 2004 y aquellas que se encuentran provistas de normas aplicables a los sistemas específicos de carrera, tiene el deber de dar estricto cumplimiento a lo normado en los artículos 24 y 25 de la normatividad citada y a las reglas especiales de cada sistema.

Es de advertir que si bien las entidades tienen la facultad legal para proveer transitoriamente sus empleos de carrera que se encuentren en vacancia definitiva o temporal, a través de encargo o excepcionalmente a través de nombramiento en provisionalidad, deben en todo caso salvaguardar el derecho preferencial que otorga la carrera a sus titulares, al tenor de lo señalado en los artículos 24 y 24 de la Ley 909 de 2004 y 9 del Decreto 1227 de 2005 o en la reglas especiales de cada régimen específico, con el fin de proveer esas vacantes (…) (sic)”.

 

  • Circular No. 093 del 30 de diciembre de 2016, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y Departamento Administrativo del Servicio Civil, en la cual se imparten directrices para la Gestión del Empelo Público en la Administración Distrital de Bogotá D.C., señalando específicamente para el tema de encargos:

“(…) De tal forma que el encargo como forma de provisión de empleos públicos de carrera administrativa comporta un derecho preferencial en favor de los servidores de carrera tal como ha sido señalado por la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC, que ha indicado que el privilegiar el acceso temporal al empleo de carrera a través de la figura del encargo, se promueve el mérito, en la medida que se provee el empleo con personal de carrera, que no solo ha probado su idoneidad en el empleo para el cual concursó, sino que ostenta una evaluación del desempeño del nivel sobresaliente en éste, y que para mantener el encargo como derecho, deberá obtener una calificación sobresaliente en el ejercicio del mismo…

Así las cosas, el encargo comporta un derecho preferencial para los servidores de carrera que se materializa cuando se decide proveer un empleo de carrera administrativa y el servidor acredita los requisitos previstos en la Ley, razón por la cual, es obligatorio para las entidades y organismos distritales dar estricto cumplimiento a las normas que rigen la carrera administrativa y tratándose de mecanismos de provisión transitoria de empleos, agotar categóricamente, el análisis sobre la procedencia del encargo a servidores de carrera en los términos del artículo 24 de la Ley 909 de 2004. No obstante, es preciso insistir en que el encargo implica para quien lo asuma, el desempeño de las funciones propias del empleo para el cual ha sido designado y no, únicamente un medio de mejoramiento salarial, so pena de distorsionar la finalidad para la cual fue creada la figura(…)”.  

¿Debo postularme a algún empleo para ser teniendo en cuenta para un encargo?

No. La Dirección de Gestión Humana de la Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia, es la encargada de señalar aquellos servidores de carrera que cumplen con los requisitos establecidos en la Ley 909 de 2004, a partir de un estudio de verificación de los soportes de las historias laborales.

¿En dónde puedo consultar las vacantes que se proveerán por encargo?

La Entidad ha definido diferentes mecanismos de comunicación:

  • En la intranet y página web, se ha creado un vínculo denominado “PROCESO_ENCARGO”, en el cual se encontrarán los estudios de verificación de requisitos de los empleos que se proveerán a través de encargo, y los nombres de los servidores de carrera administrativa que cumplen requisitos para cada empleo.
  • A través del correo electrónico encargosgh@scj.gov.co, se informará a toda la Entidad sobre los estudios de verificación de requisitos que serán publicados en la intranet y página web.
  • Para quienes laboran en la Dirección de Cárcel Distrital y C4 - NUSE 123, se realizará coordinación directa con los profesionales de enlace, quienes informarán a los servidores de carrera sobre los cargos que se publiquen y el avance del proceso.

¿La entidad al iniciar un proceso debe continuar con la provisión o realizar un nuevo estudio considerando la nueva calificación anual?

Respuesta transcrita del link “Preguntas Frecuentes” de la Comisión Nacional del Servicio Civil:

“Al respecto es claro los requisitos fijados por el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, a saber:

“(…) Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente (…)” (Marcación Intencional).

Por lo tanto, para tener derecho al encargo es necesario que el servidor de carrera, administrativa, atendiendo el cumplimiento de los requisitos dispuestos por el artículo 24 de la norma ibídem, acredite que alcanzó el nivel sobresaliente en su última Evaluación del Desempeño Laboral, es decir el resultado a tener en cuenta es el obtenido en el último periodo anual anterior a la fecha de provisión del empleo.”



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